• 河南石化運輸有限公司檔案管理規定
    2015-03-05 0


    豫油運辦20105

     

     

    關于印發《河南石化運輸有限公司檔案管理規定》的

         

     

    公司所屬各單位、部門:

    為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,保護公司合法權益,經研究制訂《河南石化運輸有限公司檔案管理規定》,現予以印發,請遵照執行。

    附件:《河南石化運輸有限公司檔案管理規定》

                       OO年三月三日

     

    主題詞

    檔案 管理規定 通知

      送:

    公司董事會、監事會、經營班子成員,存檔(2

    河南石化運輸有限公司黨政辦公室            2010311日印發


     

    附件:

    河南石化運輸有限公司檔案管理規定

    第一章 總  

    第一條  為加強公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,保護公司合法權益,特制訂本規定。

    第二條  本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件、合同、題詞等不同形式的歷史記錄。

    第三條  檔案工作實行統一領導、集中管理、分級查閱的原則。

    第二章 檔案機構及其職責

    第四條  公司各部門、各單位要指定專人負責本部門、本單位各種載體檔案的管理歸檔工作。

    第五條  檔案工作由公司統一領導,黨政辦公室是公司檔案管理部門,負責接收、收集、整理、立卷、保管檔案。公司人事檔案由人力資源部負責收集整理歸檔;公司會計檔案由財務會計部負責收集整理歸檔;公司技術檔案由機動技術部負責收集整理歸檔;公司其它檔案由各主管部門負責收集整理歸檔;各分公司應結合實際,明確責任分工,指定專(兼)職人員負責收集整理歸檔本單位各類檔案資料。

    第六條 公司逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,逐步實現檔案管理科學化、規范化。

    第三章 檔案的管理

    第七條  整理辦法

    1、根據分類和成立時間整理。區分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。

    2、組卷時,要檢查案卷的內外在質量,編制各種檢索目錄。

    3、案卷編目要準確填寫案卷封面、背脊、卷內目錄、備考表和卷內材料頁號。

    4、各類檔案在整理入庫中要及時編目錄、庫藏索引,以揭示檔案的數量。

    5、各類檔案要編制總目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄、存放索引和其它檢索工具。

    6、對檔案入庫要力求科學合理,便于借閱利用。

    7、在檔案接收、整理過程中,管理人員要及時做好統計工作,隨時對檔案的接收、移出、借閱、保管等進行登記造冊,掌握檔案庫藏數量及動態。

    第八條  屬于公司保管的檔案:文書檔案(包括電子文檔)由各部門(各單位)于每年三月月底前整理、立卷、歸檔,黨政辦公室負責接收、管理;公司重大事項、榮譽實物、證件、合同、公關宣傳所形成的文字、聲像材料和照片、題詞等,待事項結束后,主辦部門要及時將相關資料歸檔,黨政辦公室負責收集、管理;財務檔案、技術檔案,由責任部門負責收集、整理、立卷、歸檔。任何人不得將公司各類檔案資料據為己有。

    第九條  檔案借閱

    1、公司內部需要借閱檔案的,直接到檔案管理部門進行借閱。

    2、公司外部單位(人員)須查閱公司檔案的,應出示單位介紹信及本人身份證明,報公司主管領導批準,但不得外借。如遇特殊情況需要借出時,報公司主要領導批準,并辦理借出手續,借出期限最多不超過5天。

    3、查閱股東會、董事會、總經理辦公會會議記錄,需報董事會辦公室、黨政辦公室派人陪同查閱。

    4、公司工作人員不得隨意外帶有關公司的重要文件材料,確因工作需要外帶的,須經主管領導批準,向檔案管理部門辦理檔案外借手續后,方可帶出,用畢即歸還。

    5、查閱時只準查閱批準的檔案文件,不準復印、抄錄、拍照。

    6、閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線或做任何標記,更不能隨意亂放,以免遺失。

    第十條  修改、補充檔案

    1、修改已歸檔的檔案,必須經主管領導批準,黨政辦公室備案。

    2、修改內容較少時,可直接在檔案資料上涂改或刮改,并在更改處附簡要原因說明。

    3、修改內容較多時,應另外制作,原資料作廢。新入檔資料應附簡要原因說明。

    4、對已歸檔的檔案,發現內容有明顯問題時,管理人員應及時通知歸檔單位或制發單位進行修改,并將修改情況在備考表中注明。

    5、檔案管理部門應對檔案的補充,修改進行監督、檢查和指導。

    第十一條  檔案備份

    1、公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

    2、計算機上處理和存儲的重要數據、文檔應定期備份,儲存重要資料的計算機應與任何網絡和其他計算機完全物理隔斷。備份盤與源盤應分開存放,存儲備份的介質要妥善保存。公司重要電子文檔資料由黨政辦公室負責保存。

    第十二條  銷毀:檔案銷毀前,應將銷毀的檔案清單報公司主管領導批準。各類檔案的銷毀,包括各單位的廢舊文件資料等,都必須交公司黨政辦公室統一銷毀,銷毀檔案資料須由2人以上負責監銷,并在清單上簽字。

    第十三條  檔案技術保護可參照《河南油田企業檔案管理辦法》有關規定執行。

    第四章 責任處理

    第十四條  有下列行為之一的,據情節輕重,給予批評教育、通報批評及一定的經濟處罰、待崗或下崗等處分,構成犯罪的依法追究刑事責任:

    1、毀損、丟失檔案,情節較輕的,給予批評教育或通報批評,并罰款200-500元。

    2、擅自銷毀企業檔案,情節較輕的,給予行政警告處分,并罰款300-500元;情節較重的給予待崗或下崗處分;構成犯罪的依法追究刑事責任。

    3、擅自向外界提供、摘抄企業檔案,沒有造成單位經濟損失的,給予批評教育或通報批評;造成經濟損失的,視輕重給予不同額度的罰款,最低不低于損失的10%。

    4、涂改、偽造檔案,情節較輕的,給予批評教育或通報批評,并罰款200-500元;情節較重的給予待崗或下崗處分;構成犯罪的依法追究刑事責任。

    5、未及時歸檔應歸檔的資料,少1份罰款100元。

    6、未按手續借閱、外帶者或越級查閱者,視情節輕重給予批評教育或通報批評。

    7、檔案管理者管理不善造成檔案損失的,給予行政警告處分,并處200-500元罰款;情節較重的給予待崗或下崗處分;構成犯罪的依法追究刑事責任。

    第五章 附 

    第十五條  本制度適用于公司各部門、各單位、全體員工,并于下發當日執行。以前有與本規定沖突的,以本規定為準,與國家有關規定沖突的,以國家有關規定為準。

    第十六條  本辦法由公司黨政辦公室負責解釋。

     

     

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